Scia, autorizzazioni, permessi, autocertificazioni, descrizione e localizzazione dei siti produttivi, planimetrie, relazioni tecniche, iscrizione all'albo nazionale gestori ambientali: sono alcuni dei principali documenti che fanno parte del pacchetto di dati e informazioni contenuto nel fascicolo informatico dell'impresa. Si tratta di un fascicolo digitale, unico per ciascun soggetto economico iscritto nel registro delle imprese e nel Rea (repertorio delle notizie economiche e amministrative) tenuto dalla Camera di commercio territorialmente competente, a cui potranno accedere anche cittadini e pubblica amministrazione per richiedere tutti i documenti inerenti all'attività dell'azienda. L'obiettivo del fascicolo informatico è consentire un facile e rapido accesso alle informazioni di carattere amministrativo riguardanti le imprese, riducendo costi e tempi di attesa, eliminando le sovrapposizioni burocratiche all'interno della stessa p.a. e creare nuove opportunità di sviluppo per le imprese.

È stato il decreto n. 159 del 17 settembre 2024 del ministero delle imprese e del made in Italy (in G.U. del 25 ottobre 2024), recante il regolamento di attuazione dell'art. 4, comma 6, dlgs 219/2016, a dare il via libera allo strumento, che raccoglie e organizza in forma digitale tutti i documenti rilevanti per ciascuna impresa registrata, semplificandone l'accesso.

Si tratta quindi di uno strumento innovativo finalizzato a semplificare gli adempimenti amministrativi connessi allo svolgimento dell'attività d'impresa, basato sull'interscambio digitale di informazioni, atti e documenti relativi all'azienda tra le Camere di commercio e gli Sportelli unici delle attività produttive (Suap).

Il fascicolo consente, per esempio, di verificare se un'impresa è iscritta al registro delle imprese, di richiedere una “visura di lavoro” che contiene le informazioni relative alle pratiche che si stanno istruendo, di comunicare alla Cciaa gli estremi di una pratica e il relativo esito, di inoltrare al fascicolo la documentazione relativa alla pratica, e così via.

La ricerca del documento del fascicolo si può attivare sempre tramite il codice fiscale dell'impresa indicando il riferimento al numero di protocollo e la causale relativa alla consultazione richiesta.

Oltre ad avere l'obiettivo di facilitare la ricerca dei documenti valutati, verificati e resi di valore legale dalla p.a. relativi alla singola impresa, il fascicolo informatico è agganciato al principio “once only” (“solo una volta” o una tantum) sancito dall'Ue. Si tratta di un principio di trasparenza e di semplificazione dei rapporti tra p.a. e cittadini/imprenditori secondo il quale ogni volta che questi soggetti forniscono un'informazione che li riguarda alla stessa p.a., la medesima informazione non deve essere più richiesta perché già detenuta.

Le disposizioni del decreto sono operative dal 9 novembre 2024. Entro il 26 novembre 2025 si attende un decreto ministeriale sulle specifiche tecniche di alimentazione e gestione dei documenti affidati al Suap.

Il Fascicolo informatico. Per l'efficiente funzionamento del fascicolo occorre che venga assicurata la circolarità informativa costante tra il registro imprese/Rea gestito dalle Cciaa, che pubblica tutti i dati anagrafici, societari e storici delle imprese italiane, e gli archivi degli Suap che trattano invece tutte le informazioni relative alle autorizzazioni all'avvio e all'esercizio delle attività economiche.

L'interscambio informativo fra Suap e registro imprese (servizio Su.ri) può essere svolto attraverso l'utilizzo di funzioni di cooperazione applicativa oppure tramite un servizio web di questo portale, che consente al Suap di:

- inserire, ai fini della comunicazione al Rea, le pratiche che sono arrivate al comune attraverso i propri strumenti di front-office;

- verificare se un'impresa è iscritta o meno al registro imprese;

- consultare l'archivio delle Scia pervenute attraverso il flusso contestuale a ComUnica;

- ottenere la visura camerale di lavoro riferita all'impresa che ha presentato una pratica in istruttoria;

- inserire, ai fini della comunicazione al Rea, gli esiti relativi a ciascuna pratica e la relativa documentazione;

- interrogare l'archivio delle pratiche comunicate al registro imprese.

Il contenuto del fascicolo. Il fascicolo informatico d'impresa contiene tutti i documenti riguardanti i rapporti che l'impresa detiene con la pubblica amministrazione per lo svolgimento della sua attività.

Per esempio, per quanto concerne gli impianti produttivi aziendali il sistema elenca i Comuni in cui si trovano gli insediamenti produttivi presenti nel fascicolo dell'impresa ordinandoli alfabeticamente per regione/provincia/comune.

Riguardo alla parte tecnica progettuale la documentazione può comprendere la planimetria del sito, la relazione tecnica, la scheda tecnica nonché autorizzazioni, permessi e autocertificazioni.

La Scia può riferirsi alla richiesta di aggiornamento della registrazione igienico sanitaria, alla comunicazione di cessazione dell'esercizio di commercio al dettaglio di vicinato.

Vi possono essere inoltre documenti che riguardano l'ampliamento della superficie di vendita già autorizzata e attivata, l'ampliamento della superficie totale di vendita in activity di commercio al dettaglio in grande struttura di vendita nel rispetto dei regolamenti regionali, e così via.

Per quanto riguarda l'iscrizione ad albi e registri la documentazione inerente potrebbe essere quella relativa all'eventuale iscrizione all'albo nazionale gestori ambientali (con data comunicazione, fonte, procedimento, ecc.).

Il principio “once only”. È un concetto di e-government che mira a garantire che i cittadini, le istituzioni e le aziende devono fornire determinate informazioni standard alle autorità e alle amministrazioni solo una volta. Le p.a. sono pertanto autorizzate a riutilizzare e scambiare tali dati tra loro le quali non dovranno più chiedere ai cittadini le informazioni che altri enti conoscono già: con l'utilizzo di interoperabilità potranno, con l'autorizzazione della persona interessata, condividerle tra loro in modo semplice e veloce.

La Piattaforma digitale nazionale dati. Per attuare il principio del “once only” è necessario che ogni processo sia quanto più semplice possibile, e la sua gestione supportata dall'interoperabilità tra le diverse banche dati pubbliche attraverso al Piattaforma; è il progetto previsto dal Pnrr, curato dal Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del consiglio dei ministri.

L'obiettivo della piattaforma è abilitare lo scambio di informazioni tra la pubblica amministrazione, favorendo l'interoperabilità dei sistemi informativi e delle basi dati pubbliche.